Reorganisaties, bezuinigingen, fusies en cultuurtrajecten, organisaties veranderen continu. Maar lang niet elke verandering is succesvol. De sleutel tot succes? Bewust vertrouwen vergroten in je organisatie. Vertrouwen in jou als (interim)manager, jouw aanpak en de verandering! Maar hoe doe je dat?
Verandering is gebaseerd op vertrouwen
Grootschalige veranderingen zijn te vaak gericht op het bestrijden van symptomen terwijl er eigenlijk een ingrijpende verandering nodig is om bij te sturen en vertrouwen op te bouwen. Te vaak wordt de verandering alleen gericht op het (cijfermatige) resultaat. De aanpak kan dan op papier slagen, maar de verandering zelf bereikt niet het beoogde effect. Na afloop van het verandertraject keert de situatie al snel weer terug naar hoe het was.
Vertrouwen in de beoogde oplossing, vertrouwen in de geschetste toekomst en aanpak om samen de schouders eronder te zetten.
Wil je als organisatie een succesvolle organisatieverandering? Voer de alom bekende strategieën dan goed uit, zoals: zicht houden op het eindresultaat, tempo maken en de planning volgen. Maar belangrijker nog is in hoeverre jouw medewerkers het vertrouwen hebben. Vertrouwen in de beoogde oplossing, vertrouwen in de geschetste toekomst en aanpak om samen de schouders eronder te zetten.
Vertrouwen begint bij de motivatie van je medewerkers
Op het moment dat je als (interim)manager het stokje overneemt is er meestal in de organisatie al heel wat aan voorafgegaan. De kans is groot dat je in een crisissituatie stapt. Medewerkers zijn het vertrouwen in de organisatie en de leiding kwijt. Je moet het vertrouwen weer opbouwen. Dit begint bij het begrijpen van de motivatie van de medewerkers. Hiervoor moet je weten wat zich afspeelt in de context van de organisatie. Zoek gericht naar een gezamenlijk doel voor de toekomst. Spreek hiervoor veel mensen in alle lagen van de organisatie, ga op ontdekking naar wat bij hen leeft. Wat drijft jouw medewerkers om hier te werken? Welke tegenslagen en teleurstellingen zijn er uit het verleden? Welke kleine en grote verandering willen zij morgen en in de toekomst zien?
Dit blijft niet bij een enkel gesprek en doe dit dan ook echt vanuit oprechte interesse. Het is een continu proces om op informele wijze bevlogen medewerkers aan je te binden.
Dit blijft niet bij een enkel gesprek en doe dit dan ook echt vanuit oprechte interesse. Het is een continu proces om op informele wijze bevlogen medewerkers aan je te binden. Loop bijvoorbeeld iedere dag langs bij medewerkers van de administratie, zeg alle medewerkers die je tegenkomt gedag, drink wekelijks koffie met een groepje medewerkers en maak tijd om met ze te lunchen. Maak dit zo normaal, dat de medewerkers het ook normaal gaan vinden en ze jou makkelijk vertellen wat er speelt in de organisatie.
Vertrouwen vergroten is delen van rituelen en begrijpen hoe het werkt
Als interim bestuurder werken voor een antroposofische zorgorganisatie is heel bijzonder. Zelf had ik nog nooit in een antroposofisch organisatie gewerkt en wist nauwelijks wat van de achtergrond. Om dit beter te begrijpen had ik één keer in de vier weken een moment van leren en bezinning met een aantal medewerkers die het antroposofische gedachtengoed ademden.
Antroposofie werkt aan de hand van een levensbeschouwelijke leer voor het geheel van het lichaam, de ziel en de geest. Zo spraken we over leven met de seizoenen (bijvoorbeeld in slaap en eetpatronen), verbinding tussen mensen met weekopeningen, leven in en werken met de natuur en mensen faciliteren in het leveren van een nuttige bijdrage door het bieden van een doel. Samen vonden we een weg om de aanstaande verandering en noodzakelijke kostenreducties te realiseren en tegelijk de antroposofische werkwijze te behouden en op onderdelen zelfs te versterken. Een ervaring voor het leven!
Werk met praktische doelen om het einddoel te behalen
De wensen, ambities en verwachtingen van je medewerkers, vragen om actie. In de gesprekken met medewerkers ontvang je veel informatie die wellicht niet direct past in jouw opgave. Sommige problemen zijn natuurlijk niet direct oplosbaar. Maar alleen al aandacht hebben voor de persoon, de situatie, en het erkennen van de problemen creëert vertrouwen. Medewerkers gaan dan ook meedenken over wat wél haalbaar is. Gelukkig zijn er altijd relatief kleine doelen en acties die je wél kan realiseren.
Door deze kleine stappen te nemen vergroot je onherroepelijk het vertrouwen in jouw lange termijn opgave voor de organisatie. Hoe groter het geloof in de kleine dingen hoe groter het geloof in de grote doelstellingen. Het helpt hierbij om het uiteindelijke resultaat van de verandering te koppelen aan de persoonlijke belevingswereld van de medewerker. Wanneer het vertrouwen in jouw werkwijze en de aandacht voor het individuele werkveld groeit stijgt het vertrouwen in het grotere geheel ook.
Eerst repareren dan doorbouwen
Bij een ouderenzorginstelling in de gemeente Zuidplas, waar ik interim-directeur was, werd al jaren gewerkt aan het realiseren van nieuwbouw. Hierdoor was veel onderhoud van het huidige pand uitgesteld tot het punt dat de medewerkers daarover klaagden. Ik heb na de gesprekken met medewerkers een paar aanpassingen gedaan en het hoogstnodige onderhoud versneld uit laten voeren. Denk hierbij aan onderhoud aan de cv-installatie, een spreekluisterverbinding naar alle kamers en nieuwe telefoons voor de afdelingen.
Dit ondersteunde mijn opgave om nieuwbouw en een fusie te realiseren niet direct. Wel zorgde dit ervoor dat het dagelijkse werk wat aangenamer werd en dat de medewerkers meer vertrouwen kregen in het gezamenlijk bereiken van zichtbare resultaten. Dit hielp weer in de gesprekken over de nieuwbouw en onderstreepte het belang van een nieuwe locatie op de korte termijn. Ook liet het de noodzaak zien om de zelfstandigheid van de stichting, door middel van een fusie, op te geven. Hierdoor blijft de zorg- en werkgelegenheid in Zevenhuizen en de naam van de organisatie bestaan.
Laat de organisatie jou helpen bij tegenslagen
Regelmatig gaat een verandering niet volgens plan. Deze tegenslagen horen er nu eenmaal bij. Als (interim)manager los je dit niet alleen op. Bouw daarom op de mensen om je heen! De Ondernemingsraad, cliëntenraad en directie- en managementteam hebben allemaal een eigen en zeer cruciale rol in het “voor elkaar” krijgen van de klus. Zorg ervoor dat zij ook toegerust zijn om hun taak goed uit te voeren. Bijvoorbeeld door voor de OR een externe adviseur beschikbaar te stellen om de kennis en kwaliteit van de OR te vergroten. Je verbetert dan niet alleen hen als medespeler maar ook het uiteindelijke resultaat. Geef je OR ook altijd een podium bij besprekingen met je medewerkers. Zo vergroot je het vertrouwen in jou als persoon en jouw aanpak maar ook van de medewerkers in de OR, dit maakt het (verander)proces makkelijker.
Regelmatig gaat een verandering niet volgens plan. Deze tegenslagen horen er nu eenmaal bij. Als (interim)manager los je dit niet alleen op. Bouw daarom op de mensen om je heen!
Hierin is het essentieel je te realiseren dat vertrouwen wederkerig is. Je vraagt aan de medewerkers om open en eerlijk te zijn over de wensen, verwachtingen en tekortkomingen. Wees zelf daarom ook open en eerlijk, zelfs wanneer het niet gaat zoals jij wilt. Openhartigheid nodigt namelijk uit om te helpen. Zo hoef je het niet alleen te doen en weten zij ook dat ze jou om hulp kunnen vragen wanneer dit nodig is.
Wees open over waar je tegenaan loopt
Om een verandering als (interim) manager te bewerkstelligen geef je vaak alles wat je hebt. Tijdens zo’n inspanning heb je oplaadmomenten nodig om de batterij weer op te laden. Met kerst ging het in mijn opdracht bij een ouderenzorginstelling niet volgens plan en mijn batterij was zo goed als leeg. Corona sloeg weer toe en de gesprekken en onderhandelingen omtrent fusie en nieuwbouw liepen niet geheel op schema.
In plaats van deze situatie voor me te houden heb ik in de organisatie (OR en MT) verteld waar ik tegenaan liep. Een dag later loop ik mijn kantoor in en kijk ik verbaasd om mij heen. De kamer hangt opeens vol met foto’s van medewerkers met de boodschap: hier doe je het voor! Een enorme steun in de rug van de medewerkers waardoor ik mij weer vol passie op de missie kon storten. Het gezamenlijke resultaat? Een stabielere organisatie, corona onder controle en afspraken over nieuwbouw en een fusie!
Ik kijk met veel trots terug op de gehele opdracht. En ben blij met en dankbaar voor deze wederzijdse vertrouwensband.
Je bereikt het niet alleen
Een grote veranderopgave bereik je niet alleen, hier is vertrouwen van medewerkers voor nodig. Creëer beweging in je organisatie door oprechte interesse te tonen en tastbare resultaten te laten zien. Investeer gericht in medewerkers en teams in de organisatie die het doel en de cultuur van de organisatie vertegenwoordigen. Vertrouwen bouw je zo samen op en is wederkerig. Als je vraagt aan je medewerkers om zich open te stellen, vraagt dat ook wat van jou als manager. Kies bewust om te investeren in je samenwerkingsrelaties en help je medewerkers het beste uit zichzelf te halen. Dit schept vertrouwen in jou als leider van de verandering, en nog veel belangrijker: vertrouwen in de toekomst van de organisatie als geheel!
Dit schept vertrouwen in jou als leider van de verandering, en nog veel belangrijker: vertrouwen in de toekomst van de organisatie als geheel!
Benieuwd?
Derksen & Drolsbach helpt publieke organisaties met grote veranderingen waarin vertrouwen cruciaal is. Reorganisaties, fusies en veranderingen gericht op een duurzame toekomst. Wil je meer weten over hoe wij te werk gaan? Neem dan contact op met Camiel Hoek. Hij is te bereiken op 0634072371.
Managing Consultant
