Door: Gerard Reinders – Consultant
12 maart omstreeks 14.45 uur. Het moment waarop Rutte in de persconferentie aankondigt dat we thuis moeten blijven en werken indien dat kan. Maar hoe doe je dat als je eerste werkdag voor een opdracht bij een nieuwe klant precies vier dagen later is? Dit was de vraag die, nadat ik de ernst van de situatie even had laten bezinken, door mij heen ging. Ik ben namelijk wel flexibel en wendbaar en geloof dat voor iedere uitdaging een oplossing te vinden is, maar dit was toch wel een hele uitzonderlijke situatie.
Partner in publiek leiderschap, maar dan op afstand
Binnen Derksen & Drolsbach werk ik binnen het team Partner in Publiek Leiderschap, waarbij we werken aan het professionaliseren van ondersteunende en adviserende functies voor programma’s, directies en besturen in het publieke domein. Wij faciliteren besluitvorming, organiseren inzicht, ontzorgen directies en bestuur en verbinden de interne en externe stakeholders. Als partner in publiek leiderschap is het daarom belangrijk om de organisatie waarin je opereert goed te kunnen inschatten. Het gaat naast het in kaart krijgen van de verschillende belangen en goed luisteren naar wat gezegd wordt om daarop in te spelen, ook om gevoel te krijgen bij de onderliggende belangen en beweegredenen van de stakeholders. Persoonlijk contact maken met de mensen waarmee je samen aan het resultaat werkt is een factor van ongekend (en vaak onderschat!) belang. Het is de toon die de muziek maakt. De manier waarop je mensen benadert, bepaalt in veel gevallen de mate van medewerking die je ontvangt.
In mijn ervaring als bestuursadviseur weet ik als geen ander hoe het is om bij iemand aan te moeten kloppen met de boodschap dat hij/zij alles moet laten vallen om op een dringende verzoek van de bestuurder vandaag nog een antwoord te leveren. Ook al ben je dan slechts de boodschapper is het wel waardevol om de persoon in kwestie in de ogen te kijken en de lichaamstaal te lezen of hij/zij omhoog zit qua tijd of juist ruim in het jasje. Dat is mede bepalend voor je aanpak. Juist de interpersoonlijke contactfunctie, die essentieel is voor een bestuursadviseur, valt grotendeels weg wanneer je in je eigen woonkamer zit, gekleed in overhemd ‘binnen het frame’ van het scherm en joggingbroek ‘buiten het frame’.
Ik heb met die situatie wel even geworsteld. Normaliter werk ik resultaatgericht met een mensgerichte aanpak, maar met name die mensgerichte aanpak moet ik nu heel anders invullen. Veel eerste contacten met de klant gingen nu per mail of telefonisch, waar ik dat normaal gesproken liever in persoon zou doen. De eerste indruk krijgt daardoor een hele andere dimensie. Wat is bijvoorbeeld de juiste toonzetting passend bij de organisatie? Ik heb gemerkt dat het belangrijk is om juist in de beginfase meer tijd te nemen voor het leggen van persoonlijk contact. Het hielp dan ook dat de digitale middelen snel werden geïntroduceerd en dat er gezichten bij de namen verschenen. Een digitale kennismaking is in het begin gek en soms ongemakkelijk, het helpt mij daarbij om even de nieuwe situatie en werkwijze te benoemen en te vragen hoe het gaat.
Het went
Hoewel we dit nooit hadden kunnen voorspellen blijkt ook dat thuiswerken en afstand houden van elkaar went. Het is inmiddels niet meer raar dat je tijdens een videoconferentie meteen bij de nieuwe collega’s in de woonkamer komt en dat ook de gezinsleden zo nu en dan hun introductie maken. Een kat die op schoot springt, kinderen die graag een ander filmpje willen kijken en de Lego bouwwerken op de achtergrond maken de digitale sessies tegenwoordig compleet. Dat werkt ontwapenend en zorgt voor een nuchtere interventie tijdens een soms serieuze vergadering. Hierdoor kun je stellen dat dit het persoonlijk contact versterkt. Dus wellicht gaan we merken dat deze hele crisis ons dichter bij elkaar brengt en we er, clichématig, sterker uit gaan komen. Ik hoop zelf dat ik over niet al te lange tijd, wanneer het weer verantwoord is, in persoon de hand kan schudden van de mensen die ik digitaal al heb leren kennen. Al was het niet in de laatste plaats dat ik niet genoeg joggingbroeken heb om dit thuiswerken maandenlang vol te houden.
